Privacy Statement Transformation Forums
Dit is het privacy statement van Transformation Forums B.V. (hierna: TF), gevestigd aan de Stroombaan 4, 1181 VX te Amstelveen. TF is de eigenaar en organisator van de Transformation Forums en beheerder van de website transformationforums.com.
Bij Transformation Forums staat het vertrouwen van onze community centraal. Om onze maatschappelijke missie via onze magazines en events te kunnen realiseren, verwerken wij persoonsgegevens. Wij doen dit in strikte overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In dit statement leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we dit doen en wat uw rechten zijn. Voor de volledige details en de versiegeschiedenis verwijzen wij u naar ons interne Privacyreglement, dat hieronder vindbaar is.
1. Juridische Grondslagen
Volgens de AVG mogen wij uw gegevens alleen verwerken als daar een rechtmatige basis voor is. Wij hanteren de volgende vier grondslagen:
- Uitvoering van de overeenkomst: Noodzakelijk om onze diensten te leveren
- Wettelijke verplichting: Gegevens die wij moeten bewaren voor bijvoorbeeld de Belastingdienst (fiscale bewaarplicht).
- Gerechtvaardigd belang: Voor een veilige en efficiënte bedrijfsvoering, zoals relatiebeheer, kwaliteitsverbetering en segmentatie van content.
- Toestemming: Voor gegevens die niet strikt noodzakelijk zijn maar uw ervaring verbeteren (bijv. dieetwensen of marketingvoorkeuren). U kunt deze toestemming altijd intrekken.
2. Overzicht van Gegevensverwerking
Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die wij kunnen verwerken en waarom:
| Gegevenstype | Doel van verwerking | Grondslag |
| Naam & Functie | Personalisatie communicatie, badges voor events en segmentatie. | Overeenkomst / Belang |
| (Zakelijke) Contactgegevens | Correspondentie, verzenden magazines en operationele afstemming. | Overeenkomst |
| Bedrijfs- & KvK-gegevens | Identificatie van partners en opstellen van correcte contracten. | Overeenkomst / Wettelijk |
| Betaalgegevens (IBAN/BTW) | Financiële afwikkeling en fiscale administratie. | Wettelijk / Overeenkomst |
| Dieetwensen | Veiligheid en inclusiviteit tijdens gecaterde bijeenkomsten. | Toestemming |
| Aanwezigheid & Feedback | Analyse en verbetering van kwaliteit. | Gerechtvaardigd belang |
| BSN | Uitsluitend indien wettelijk verplicht. | Wettelijk |
| Online Identificatoren | IP-adres, cookies en locatiegegevens voor website-optimalisatie. | Toestemming |
3. Beveiliging en Bewaartermijnen
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus. Uw gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving (o.a. Google Drive en Proton) met strikte toegangscontrole via twee-stapsverificatie (2FA).
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig:
- Financiële data: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
- Fiscale persoonsgegevens: 5 jaar.
- Relatiegegevens: Zolang de relatie actief is of tot u een verwijderingsverzoek indient.
4. Delen met Derden
TF deelt uw gegevens uitsluitend met derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst (bijv. event locaties, cateraars, mailingsystemen) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst om hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te garanderen.
5. Cookies
Wij maken gebruik van Google Analytics om het websitebezoek te meten. Deze analytische cookies helpen ons de website verbeteren. U kunt zich afmelden voor cookies via de instellingen van uw browser.
6. Uw Rechten
U heeft te allen tijde recht op:
- Inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens.
- Intrekken van toestemming (bijv. via de ‘unsubscribe’ link in nieuwsbrieven).
- Gegevensoverdraagbaarheid (het opvragen van uw dossier in een gangbaar formaat).
- Bezwaar tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
7. Contact en Vragen
Heeft u vragen over dit statement of wilt u gebruik maken van uw rechten? U kunt direct contact opnemen met onze privacy officer, Noah Gijsman.
Transformation Forums B.V.
Stroombaan 4, 1181 VX Amstelveen
E-mail: connect@transformationforums.com
KvK: 58778829
Mocht u er met ons niet uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.